O módulo de Ordem de Serviço (OS) atende empresas que prestam serviços sobre um objeto do cliente — um veículo, um motor, um aparelho eletrônico ou qualquer outro item. A OS reúne, em um único documento, o objeto que será trabalhado, o defeito relatado, os produtos e serviços aplicados, os responsáveis (vendedor e técnico) e os valores, do momento da abertura até o faturamento.
A partir da OS o usuário registra o que entrou na oficina/loja, acompanha o andamento do serviço, lança peças e mão de obra, controla comissões dos técnicos e, ao final, fecha o atendimento gerando o financeiro e a nota fiscal quando necessário.
Menu Ordem de Serviço.
Ao longo do processo a OS passa por diferentes situações:
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aberta | OS recém-criada; ainda não tem nenhum item lançado |
| Executando | A OS já tem itens lançados (peças e/ou mão de obra); serviço em andamento |
| Encerrada | Serviço concluído; a OS deixa de aparecer na lista de pedidos a registrar |
| Finalizada | Já com as formas de pagamento definidas; pronta para ser faturada |
| Registrada | OS faturada (gerou financeiro e, quando aplicável, nota fiscal) |
| Cancelada | OS cancelada |
Quando o atendimento é marcado com data e hora (por exemplo, uma visita técnica ou um serviço com horário combinado), a empresa pode trabalhar pela agenda de ordens de serviço. Nela o atendimento passa por Agendado, Confirmado e Concluído, podendo ainda ser cancelado. Veja Agendamentos.
O comportamento do módulo é ajustado nos Parâmetros do Sistema, na seção Ordem de Serviço. As principais opções:
| Configuração | O que faz |
|---|---|
| Utiliza prisma | Identifica cada OS por um número de prisma (senha), além do número da própria OS. Quando desligado, a busca é feita direto pelo número da OS |
| Solicita objeto | Pede o objeto/veículo ao abrir a OS |
| Solicita natureza | Pede a natureza de operação ao abrir a OS |
| Solicita vendedor | Pede o vendedor ao lançar um produto |
| Solicita mecânico/técnico | Pede o técnico ao lançar um serviço |
| Controla operador | Exige a senha do operador para trabalhar nas ordens |
| Apenas gerente | Permite que somente o gerente edite ou remova itens |
| Apenas responsável | Permite que somente o responsável edite ou remova os itens da OS |
| Usa checklist | Habilita as listas de verificação na OS |
| Agenda retorno | Ao concluir um agendamento, pergunta se deseja agendar o retorno |
| Notifica encerramento | Envia uma mensagem por WhatsApp ao cliente quando a OS é encerrada |
| Imprime na abertura | Imprime o comprovante automaticamente ao abrir a OS |
| Imprime no fechamento | Imprime o comprovante automaticamente ao finalizar a OS |
| Natureza e condição padrão | Define a natureza de operação e a condição de pagamento sugeridas nas novas ordens |
Encerrar indica que o serviço foi concluído — a partir daí a OS deixa de aparecer na lista de pedidos a registrar. Finalizar é o passo seguinte: nele você informa as formas de pagamento e a OS fica pronta para ser faturada (registrada).
Provavelmente ela foi encerrada. Uma OS encerrada sai dessa lista até ser finalizada. Localize-a pela tela de Ordem de Serviço (filtrando pela situação “Encerrada”) e finalize-a para concluir o faturamento.
Conclua o serviço (encerrar), depois finalize informando as formas de pagamento e, por fim, registre a OS. O registro gera o financeiro e, quando aplicável, a nota fiscal.
Sim. É possível desfazer o cancelamento da OS. Se o número de prisma daquela OS já estiver sendo usado por outra, o sistema pede um novo prisma antes de reativá-la.
Isso costuma ser uma regra de permissão definida nas configurações:
Use a opção Reabrir na tela de atendimento da OS. Ela volta a OS encerrada (ou finalizada) para execução, permitindo lançar ou ajustar itens novamente.
Esses campos dependem do tipo do objeto: quilometragem aparece para veículos e motores; lacre e selo aparecem para eletrônicos e outros aparelhos. Se o objeto for de outra categoria, esses campos não são exibidos.
Depende da configuração Utiliza prisma. Com ela ligada, a busca é feita pelo número de prisma (uma senha da OS); desligada, a busca é feita diretamente pelo número da própria OS.
No campo Crédito do cliente, no momento da abertura da OS. Observação: não é possível lançar crédito de entrada para o cliente consumidor (venda ao consumidor avulso).
Quando o checklist é obrigatório, todas as perguntas precisam estar respondidas. Complete as respostas pendentes e tente novamente. Veja Checklist de Ordem de Serviço.
Somente se a configuração Notifica encerramento estiver ligada. Nesse caso, ao encerrar a OS o sistema envia uma mensagem por WhatsApp ao cliente.
Ao lançar o serviço, é possível incluir mais de um técnico e definir o rateio da comissão entre eles. O passo a passo está em Lançamento de produtos e serviços.