Plano de Contas e Centro de Custos

O objetivo de um plano de contas é simplesmente permitir que possamos classificar de forma adequada as movimentações financeiras ocorridas na empresa.

Imagine um produtor que vai até seu fornecedor de insumos, adquire 10 sacos de cimento a R$ 20,00 cada um e anota no canhoto de seu talão de cheques o seguinte :

R$ 200,00 gastos com a compra de cimento

Neste caso a conta é “compra de cimento”. A conta simplesmente explica como o dinheiro foi gasto ou ganho.

Podemos pensar em um plano de contas como se fosse uma lista com todas as formas possíveis de explicar como o dinheiro pode sair ou entrar no caixa da empresa.

A partir da montagem de um plano de contas e do registro das movimentações financeiras classificando cada lançamento com a conta adequada um software de gestão pode gerar informações como “quanto foi gasto com insumos nos últimos dois meses” ou “qual o montante das receitas geradas pela venda da produção de soja na última safra”.

Assim além de permitir ao sistema gerar informações gerenciais mostrando como ocorrem suas despesas, receitas e investimentos o plano de contas também é a base para a montagem dos orçamentos empresariais. Nem sempre as empresas trabalham com orçamentos mas eles são ferramentas excelentes para direcionar as despesas e investimentos visando manter estas movimentações dentro dos limites previstos e garantir seus lucros.

Não há um tamanho padrão para um plano de contas. O número de contas deve ser compatível com as atividades exercidas na propriedade. Um bom software de gestão dever ter a flexibilidade de permitir a criação de novas contas na medida em que isto se faça necessário como também permitir a exclusão de contas que se mostrem desnecessárias ao longo do tempo.

No caso de propriedades de pequeno porte, as contas em geral terão um único nível enquanto que em propriedades maiores os planos de contas tendem a permitir a criação de níveis e sub-níveis.

Abaixo temos um exemplo de plano de contas usado em uma propriedade de pequeno porte através do software Gerente AgroNegócios S2. Neste caso as contas contém um único nível cada uma e estão contidas nos grupos Despesas, Receitas e Investimentos.

Os centros de custos representam a estrutura permanente da propriedade.

Enquanto as contas do plano de contas nos permitem informar a natureza das receitas, despesas e investimentos, os centros de custos nos permitem informar onde as movimentações ocorreram.

Vamos exemplificar usando mais uma vez a situação prática que usamos no caso do plano de contas onde citamos um exemplo de uma compra de 20 sacas de cimento. Naquela situação a compra foi descrita da seguinte forma :

R$ 200,00 gastos com a compra de cimento

Descrevendo a despesa desta forma sabemos como o dinheiro foi gasto mas não informamos a destinação do mesmo dentro da estrutura da propriedade. Esta despesa ficaria melhor descrita se tivéssemos uma descrição como :

R$ 200,00 gastos com a compra de cimento para o curral

Desta forma sabemos para como o dinheiro foi gasto e onde ele foi gasto. Neste caso temos o curral como CENTRO DE CUSTOS e compra de cimento como CONTA DO PLANO DE CONTAS.

Assim, as contas do plano de contas juntamente com os centros de custos nos permitem classificar de forma adequada nossas movimentações financeiras informando em que gastamos e onde gastamos nosso dinheiro.

Da mesma forma como ocorre na estrutura do plano de contas, nos centros de custos podemos trabalhar com estruturas com um ou mais níveis de forma que podemos ter centros de custos principais e centros de custos “filhos” subordinados a centros de custos “pai”.