Contador MDe
O módulo Contador MDe permite que um escritório de contabilidade receba, visualize e responda às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas para seus clientes — diretamente pelo Ello, sem precisar acessar nenhum outro sistema.
O que é a Manifestação do Destinatário?
Quando um fornecedor emite uma NF-e para uma empresa, o governo federal exige que o destinatário se manifeste — ou seja, que comunique oficialmente se recebeu a nota e o que fará com ela. Isso serve para combater fraudes fiscais e garantir que as notas reflitam operações reais.
O módulo Contador MDe automatiza esse processo: ele consulta o servidor da Receita Federal, lista as notas recebidas pelos clientes do contador e permite enviar a manifestação adequada para cada uma.
Como funciona
Pré-requisitos
- Módulo habilitado: O módulo Contador MDe precisa estar ativado para a empresa. Entre em contato com o suporte Ello para solicitar.
- Certificado digital configurado: Cada cliente do contador precisa ter seu certificado digital (arquivo A1, extensão .pfx) cadastrado no sistema. Veja como em Configurando o certificado digital.
- Conexão com a internet: O sistema precisa acessar o servidor da Receita Federal para buscar e enviar as manifestações.
Configurando o certificado digital
Antes de usar o módulo pela primeira vez para um cliente, configure o certificado dele:
- Acesse Fiscal → Clientes e abra o cadastro do cliente
- Clique na aba Certificado
- Preencha os campos:
- Arquivo do certificado (.pfx): caminho para o arquivo no computador
- Senha: senha do arquivo de certificado
- Pasta para salvar os XMLs: onde os arquivos das notas serão guardados ao serem baixados
- Clique em Verificar para confirmar que o certificado está válido e sincronizado com o governo
Acessando o módulo
- Acesse Fiscal → Contador
- Localize o cliente desejado na lista
- Clique no botão Baixar XML
- Se houver mais de um cliente vinculado, escolha na lista que aparece
- A tela de Manifestação de Notas é aberta
A tela de Manifestação de Notas
O que aparece na lista
Cada linha representa uma NF-e recebida pelo cliente:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Data | Quando a nota foi emitida pelo fornecedor |
| Número | Número da NF-e |
| Fornecedor | Empresa que emitiu a nota |
| Valor | Valor total da nota |
| Situação | Status atual da manifestação (veja tabela abaixo) |
| XML | Se o arquivo da nota já foi baixado |
| Lançada | Se a nota já foi importada como entrada no Ello |
Situações de manifestação
| Situação | Significado | Próximo passo possível |
|---|---|---|
| Pendente | Nenhuma resposta foi enviada ainda | Ciência, Confirmação, Recusa ou Desconhecimento |
| Ciência | O contador comunicou ao governo que recebeu a nota, mas ainda não confirmou | Confirmação, Recusa ou Desconhecimento |
| Confirmada | A operação foi confirmada — nota válida | Baixar XML e lançar no Ello |
| Recusada | A operação foi recusada — nota não será lançada | Nenhum (definitivo) |
| Desconhecida | O destinatário desconhece esta nota — pode indicar fraude | Nenhum (definitivo) |
Atenção: Confirmação, Recusa e Desconhecimento são definitivos e não podem ser desfeitos.
Buscando novas notas
Clique em Buscar NF-e para consultar o servidor do governo e atualizar a lista com as NF-es ainda não manifestadas.
Limite de consultas
O governo federal estabelece um limite de consultas para evitar sobrecarga no sistema. O Ello controla isso automaticamente e exibe no painel superior da tela quantas buscas ainda restam.
Há dois modos de busca, que podem ser alterados no menu suspenso no topo da tela:
| Modo | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Busca em Lote (padrão) | Baixa até 50 notas por consulta. Só permite 1 consulta por hora | Quando o contador é o único a acessar as notas deste cliente |
| Busca Pontual | Baixa 1 nota por consulta, mas permite até 20 consultas por hora | Quando outros sistemas ou contadores também consultam as notas do mesmo cliente |
Se o limite for atingido, o Ello mostra uma mensagem indicando quantos minutos faltam para a próxima consulta estar disponível.
Manifestando uma nota
- Selecione a nota na lista (clique na linha)
- Clique no botão Manifestar
- Escolha o tipo de manifestação:
Tipos de manifestação
Ciência da Operação
Use quando precisar de tempo para verificar a nota antes de confirmar. Avisa ao governo que você recebeu e está analisando. Não é definitivo — ainda é possível confirmar ou recusar depois.
Confirmação da Operação
Use quando a compra está correta e você vai lançar a nota. Avisa ao governo que a operação realmente aconteceu. Definitivo.
Desconhecimento da Operação
Use quando o destinatário nunca solicitou aquela compra. Pode indicar uso indevido do CNPJ. Definitivo.
Operação Não Realizada
Use quando a entrega não ocorreu, a mercadoria foi devolvida antes da entrada ou houve problema com o pedido. É obrigatório informar um motivo (mínimo 15 caracteres). Definitivo.
Baixando o arquivo da nota (XML)
- Selecione a nota (deve estar com situação Ciência ou Confirmada)
- Clique em Baixar XML
- O arquivo é salvo na pasta configurada no certificado do cliente
- Uma mensagem confirma quantos arquivos foram salvos e em qual pasta
Importando a nota no Ello
Após baixar o XML, é possível criar a entrada da nota diretamente:
- Selecione a nota na lista
- Clique em Entrada pelo XML
- O Ello carrega os dados da nota (fornecedor, produtos, valores)
- Verifique as informações e confirme para criar a entrada
Se a nota já tiver sido lançada anteriormente, o sistema avisa para evitar duplicidade.
Imprimindo o DANFE
O DANFE é o documento impresso que acompanha a nota fiscal. Para imprimir:
- Selecione a nota na lista
- Clique em DANFE
Resolução de problemas
| Situação | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Botão “Baixar XML” não aparece | Módulo não habilitado para a empresa | Contate o suporte Ello para ativar o módulo Contador MDe |
| “Certificado não configurado” | Certificado digital do cliente não cadastrado | Configure o certificado na aba Certificado do cadastro do cliente |
| “Aguarde X minutos para consultar” | Limite de 1 hora do modo Busca em Lote atingido | Aguarde o tempo indicado, ou troque para Busca Pontual |
| “Limite de consultas pontuais atingido” | 20 consultas da hora foram usadas no modo Pontual | Aguarde a mensagem de liberação que aparece na tela |
| “Bloqueio por consumo indevido” | Muitas tentativas seguidas em curto período | Aguarde 1 hora completa sem tentar consultar — novas tentativas reiniciam o prazo |
| “Nenhum documento localizado” | Cliente sem notas novas no momento | Tente novamente mais tarde; notas podem levar até 1 hora para aparecer após emissão |
| “Nota já lançada para este fornecedor” | A nota já foi importada anteriormente | Verifique nas entradas do cliente; se necessário, exclua o lançamento anterior antes de reimportar |
| XML não baixa | Nota ainda em status Pendente, sem manifestação | Manifeste a nota (ao menos Ciência) antes de tentar baixar o XML |