Plano de Contas

O módulo Plano de Contas permite organizar e acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa de forma estruturada. Ele é composto por dois sistemas complementares:

• Plano de Contas Financeiro — classifica e registra onde cada pagamento ou recebimento se enquadra (ex.: aluguel, salários, vendas de mercadorias).
• DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) — organiza os dados financeiros em um relatório gerencial personalizado, mostrando o resultado da empresa em um período.

Esses dois sistemas funcionam de forma integrada: os lançamentos classificados no Plano de Contas alimentam os relatórios do DRE.

Uma conta é simplesmente uma forma de explicar como o dinheiro foi gasto ou recebido. Por exemplo: “R$ 200,00 gastos com compra de insumos” — aqui, “compra de insumos” é a conta.

O Plano de Contas é a lista de todas as formas possíveis de classificar entradas e saídas da empresa. Com essa lista organizada, o sistema consegue responder perguntas como: “Quanto foi gasto com manutenção nos últimos dois meses?” ou “Qual foi o total de receitas com vendas de serviços?”

Não existe um tamanho ideal para o Plano de Contas. O número de contas deve ser compatível com as atividades da empresa. É possível criar novas contas sempre que necessário e inativar contas que deixem de ser úteis.

As contas são organizadas em uma estrutura em árvore com vários níveis. Cada conta pode ter contas-filhas mais específicas. Exemplo:

• Receitas
  • Receitas de Vendas
    • Vendas de Mercadorias
    • Vendas de Serviços
  • Outras Receitas

Cada conta possui um código hierárquico gerado automaticamente (por exemplo: 3.01.002), que reflete sua posição na árvore. Esse código é usado internamente para calcular totais e subtotais.

O Plano de Contas organiza as contas em quatro categorias:

Existe também o tipo Resultado, usado exclusivamente para montar o DRE — ele permite calcular e exibir o lucro ou prejuízo do período.

• Conta analítica (folha) — conta no nível mais baixo da hierarquia, onde os lançamentos são efetivamente registrados. Não possui sub-contas.
• Conta sintética (agrupadora) — conta intermediária que agrupa contas analíticas. Seu saldo é a soma dos saldos das contas filhas.

Os lançamentos financeiros (pagamentos e recebimentos) sempre são associados a contas analíticas.

Para acessar o cadastro do Plano de Contas, navegue até o módulo Contábil → Plano de Contas.

A tela exibe a hierarquia de contas em formato de árvore. As principais ações disponíveis são:

• Incluir — adiciona uma nova conta (filha da conta selecionada ou no nível raiz do tipo escolhido)
• Editar — altera a descrição ou configurações de uma conta existente
• Inativar — marca a conta como inativa; ela continua existindo no histórico mas não aparece para novos lançamentos

Ao cadastrar uma conta, informe:

• Descrição — nome da conta (ex.: “Aluguel de Imóveis”)
• Tipo — Ativo, Passivo, Receita ou Despesa
• Conta pai — conta superior na hierarquia
• Ativo — se a conta está disponível para novos lançamentos

O código hierárquico (agrupador) é gerado automaticamente com base no tipo e na posição da conta na árvore. Não é necessário informá-lo manualmente.

Ao cadastrar uma conta, é possível também informar uma Categoria. Ao selecionar a categoria, os campos Tipo e Agrupador são preenchidos automaticamente de acordo com ela. Caso não selecione uma categoria, informe o Tipo manualmente.

O sistema já vem com cinco grupos pré-cadastrados: Ativo, Passivo, Receitas, Despesas e Resultado, que podem ser ajustados conforme a necessidade da empresa.

Os movimentos financeiros são classificados no Plano de Contas por diferentes origens:

Ao lançar um pagamento, recebimento ou movimentação financeira, após confirmar a operação o sistema solicita a escolha da conta. É possível distribuir o valor em mais de uma conta — basta informar um valor parcial, selecionar outra conta e continuar até o valor total ser distribuído. O mesmo procedimento vale para o Centro de Custo.

Quando uma operação sempre usa a mesma conta (ou a mesma divisão entre contas), é possível cadastrar essa distribuição previamente. Assim, ao realizar a operação, o sistema já preenche os campos automaticamente, sem precisar selecionar a conta a cada vez.

A pré-definição pode ser configurada em:

• Contas Financeiras → Cadastro de Operações
• Contas a Pagar → Cadastro de Tipo de Despesa
• Contas a Receber → Cadastro de Origem de Documento

Em cada um desses cadastros, adicione a conta desejada e informe o percentual que ela deve receber. É possível dividir entre várias contas, desde que os percentuais somem 100%.

Nos cadastros de Tipo de Despesa e Origem de Documento, é possível marcar as opções:

• Permite alterar plano — ao realizar a operação, a tela de distribuição do Plano de Contas é exibida com os valores pré-preenchidos, mas o usuário pode ajustá-los.
• Permite alterar custo — o mesmo comportamento, aplicado ao Centro de Custo.

Caso essas opções não estejam marcadas, a distribuição pré-definida é aplicada sem exibir a tela de seleção.

Nas telas de movimentação do Plano de Contas e do Centro de Custo, é possível consultar todos os lançamentos de um período.

• Pressione F9 ou clique em Origem para ver de onde veio o lançamento (qual operação o gerou).
• Pressione F8 ou clique em Revisão para corrigir a conta ou centro de custo de um lançamento.

Lançamentos originados de contas fixas não podem ser revisados.

Para que os saldos das contas bancárias e do caixa da empresa apareçam no Plano de Contas, as contas financeiras precisam estar associadas a uma conta do plano pertencente à categoria Disponível.

Essa conta do plano deve ter como fonte a conta fixa “Contas Financeiras”. Com essa configuração, os lançamentos de cada conta bancária ou caixa são agrupados e refletidos no Plano de Contas automaticamente.

Para associar, acesse o cadastro da conta financeira e selecione a conta do Plano de Contas correspondente.

Bens da empresa que devem ser controlados como patrimônio (veículos, máquinas, imóveis) são cadastrados no módulo de Estoque e vinculados a um Grupo do tipo Imobilizado.

Ao cadastrar um produto pertencente a um grupo imobilizado, o campo Data de Aquisição é habilitado para que seja informada a data real de compra do bem.

No Plano de Contas, esses bens são refletidos em uma conta do tipo Ativo Não Circulante, que deve ter como fonte a conta fixa Imobilizado. Essa configuração permite acompanhar o valor total dos bens patrimoniais da empresa diretamente no Plano de Contas.

É possível acompanhar o resultado das vendas separado por categoria de produto. Para isso, no cadastro de Grupo de Produtos, na aba Plano de Contas, adicione as contas correspondentes às formas de venda daquele grupo.

Cada conta deve estar associada a uma das fontes abaixo:

• Venda à Vista — agrupa as vendas à vista dos produtos do grupo
• Venda a Prazo — agrupa as vendas parceladas
• Recebimento de Venda — agrupa os recebimentos das vendas

Com essa configuração, os relatórios do Plano de Contas mostram o resultado de cada grupo de produtos separadamente, permitindo identificar quais categorias são mais lucrativas.

Se a empresa já tinha movimentações financeiras antes de configurar o Plano de Contas, é possível processar esses registros antigos para integrá-los à estrutura de contas.

Para isso, acesse Contábil → Plano de Contas → Lançamentos Anteriores. Informe o mês que deseja processar e clique em Pesquisar. O sistema lista todos os lançamentos daquele período que ainda não foram classificados no Plano de Contas.

Ao clicar em Processar, o sistema tenta classificar cada lançamento conforme as pré-definições configuradas. Lançamentos de operações, tipos de despesa ou origens de documento sem pré-definição não serão processados e aparecerão na aba Inconsistências.

Corrija todas as inconsistências antes de fechar o período. Para os lançamentos do Contas a Pagar sem tipo de despesa, informe um tipo de despesa pré-definido para que o sistema consiga classificá-los.

O fechamento de período é o processo de consolidar os saldos de cada conta ao final de um mês. Após o fechamento:

• Os saldos ficam registrados como “fechados” naquele período
• O período passa a ser exibido com status Fechado na listagem de períodos
• O saldo inicial do mês seguinte parte do saldo final registrado

Para acessar o fechamento, vá em Contábil → Plano de Contas → Períodos.

A listagem mostra todos os meses com seus status:

• Aberto — o mês ainda não foi fechado; os saldos são calculados em tempo real
• Fechado — os saldos estão consolidados

Para fechar um período, selecione o mês e confirme. O sistema calcula os saldos de todas as contas e os grava permanentemente.

Atenção: O fechamento deve ser feito em ordem cronológica. Não é possível fechar um mês sem que o anterior já esteja fechado. Além disso, todos os terminais de venda (registradoras) da empresa precisam ter o período fechado antes de concluir o fechamento geral.

Para abrir um período já fechado (quando for necessário fazer correções), é preciso abrir os períodos do mais recente para o mais antigo — ou seja, o inverso da ordem de fechamento.

O DRE é um relatório gerencial que mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um determinado período, detalhando as origens de receitas e despesas. No Ello, o DRE é totalmente configurável — cada empresa pode criar a estrutura que melhor se adapta ao seu negócio.

O DRE é composto por dois cadastros interdependentes:

São as fontes de dados que o DRE vai consultar. Cada conta de consulta define de onde vêm os valores que aparecem no relatório. Existem quatro tipos:

Para cadastrar uma conta de consulta, acesse Contábil → DRE → Contas e clique em Incluir.

No caso do tipo “Seleção de dados”, é possível testar a consulta diretamente na tela antes de salvar (botão Testar / F9).

A estrutura define como as contas de consulta são organizadas e apresentadas no relatório. É uma árvore hierárquica onde cada nó pode ser:

Para cadastrar ou editar um DRE, acesse Contábil → DRE → Demonstrativos.

A tela exibe a estrutura em formato de árvore. Os nós podem ser:

• Criados (Insert ou botão Adicionar)
• Editados (F5 ou botão Editar)
• Removidos (Delete ou botão Remover)
• Reordenados via arrastar e soltar

Após configurar a estrutura, o DRE pode ser calculado para qualquer período. O sistema percorre todos os nós da estrutura, consulta os valores nas fontes definidas e apresenta o resultado consolidado.

O relatório Balancete (Contábil → DRE → Balancete) permite imprimir o balanço patrimonial por período. Os períodos disponíveis são:

• Mensal
• Trimestral
• Anual
• Período livre (datas de início e fim personalizadas)

As seções exibidas no balancete podem ser configuradas: Vendas, Recebimentos, Pagamentos, Fornecedores, Contas a Pagar, Contas a Receber, Resumo, Fechamento e Estoque.

O Plano de Contas recebe lançamentos automáticos de vários outros módulos do Ello:

Uma conta pode ser excluída?
Não. Contas que já tiveram lançamentos não podem ser removidas para preservar o histórico. Em vez de excluir, inative a conta para que não apareça em novos lançamentos.

O código hierárquico pode ser alterado manualmente?
Não. O código é calculado automaticamente pelo sistema com base na posição da conta na hierarquia. Para alterar o código, é necessário mover a conta para outro nível ou conta pai.

Posso ter mais de um DRE cadastrado?
Sim. É possível criar vários demonstrativos com estruturas diferentes (por exemplo, um para gestão interna e outro para apresentação a investidores).

O fechamento de período pode ser desfeito?
Não há desfazimento automático de fechamento de período. Em caso de necessidade, entre em contato com o suporte.

Os saldos do DRE são calculados em tempo real?
Sim, exceto para períodos já fechados, cujos saldos ficam consolidados. Para períodos abertos, os valores são calculados no momento da consulta.

O Plano de Contas gerencial é diferente do Plano de Contas contábil?
Sim. O Plano de Contas contábil é elaborado pelo contador para estruturar o balanço patrimonial legal da empresa. Já o Plano de Contas gerencial do Ello é configurado livremente pela própria empresa para acompanhar o fluxo de caixa e o resultado do período da forma mais útil para a gestão.

• Centro de Custos
• Vídeo: O que é um plano de contas
• Vídeo: DRE