Dar baixa é registrar o pagamento de uma ou mais parcelas de contas a pagar. É na baixa que se define quanto foi pago, se houve juros, multa ou desconto e por qual forma o pagamento foi feito. Depois da baixa, as parcelas passam para a situação quitada.
Menu Contas a Pagar → Rotinas → Baixa de Documento.
Também é possível chegar à baixa a partir da tela de Contas a Pagar e da tela de Fornecedores, selecionando o fornecedor desejado.
O pagamento segue sempre a mesma sequência:
A baixa pode quitar a parcela por inteiro ou ser parcial. Quando o usuário informa um valor menor que a soma das parcelas marcadas, o sistema distribui o valor pelos vencimentos mais antigos primeiro, quitando o que for possível e deixando a última parcela com saldo restante. Assim, o pagamento sempre começa pelas contas mais antigas.
Cada parcela pode receber juros e multa (por atraso) ou desconto (por antecipação ou negociação). Esses valores podem ser informados parcela a parcela e o sistema mostra o total acumulado da baixa. Na tela de conferência, é possível ajustar os valores do conjunto antes de confirmar. Conceder desconto sobre o valor pendente pode exigir permissão específica do usuário.
Se a empresa tiver crédito a favor com aquele fornecedor (por exemplo, um adiantamento feito anteriormente), o saldo disponível é exibido durante a baixa e pode ser usado para abater o pagamento. Veja Crédito com fornecedor.
Normalmente cada baixa é feita para um único fornecedor. Quando a configuração do módulo permite, é possível agrupar parcelas de fornecedores diferentes em uma mesma operação de pagamento. Veja Configuração.
Pela opção Relação de Baixas (menu Contas a Pagar → Rotinas) é possível pesquisar as baixas já realizadas em um período e ver os detalhes de cada uma: parcelas pagas, data, juros, multa, desconto e valor pago. Também é possível consultar, por título, todo o histórico de pagamentos de uma parcela.
Quando necessário, uma baixa pode ser cancelada (com a devida permissão), o que devolve a parcela à situação anterior para que possa ser paga novamente de forma correta.