Lançar despesas e títulos a pagar

A tela de Contas a Pagar é o painel principal do módulo. Nela o usuário enxerga todos os títulos a pagar da empresa, pesquisa pelos que interessam, lança novas despesas e acompanha o que está em aberto, vencido ou já quitado.

Menu Contas a Pagar → Rotinas → Contas a Pagar.

A tela lista os títulos com seu fornecedor, tipo de despesa, vencimento, valor e situação. É possível filtrar a lista por:

• Período (por data de emissão, de vencimento ou de pagamento);
• Fornecedor;
• Tipo de documento e tipo de despesa;
• Situação (em aberto, vencido, quitado, cancelado).

No rodapé, o sistema totaliza os valores conforme o filtro escolhido — por exemplo, o total que ainda falta pagar ou o total já pago no período. A partir dessa tela o usuário também acessa o pagamento (baixa) e os relatórios.

Ao incluir uma conta a pagar, o usuário informa:

• Fornecedor — quem vai receber;
• Tipo de documento — a natureza do papel que originou a conta (nota fiscal, boleto, cheque, duplicata, etc.);
• Tipo de despesa — a classificação do gasto (aluguel, energia, combustível, etc.);
• Valor da despesa, com desconto ou acréscimo quando houver;
• Complemento e observação para identificar a conta.

Quando o tipo de despesa escolhido já tem um fornecedor padrão definido no cadastro, o sistema preenche o fornecedor automaticamente, agilizando o lançamento.

A despesa pode ser dividida em várias parcelas. O usuário informa a quantidade de parcelas e a data do primeiro vencimento, e o sistema distribui o valor e calcula os vencimentos seguintes. Cada parcela pode ter sua data e seu valor ajustados — o sistema confere se a soma das parcelas bate com o valor total da conta.

Se a despesa já vai ser paga na hora (por exemplo, uma compra à vista), o usuário pode informar o valor pago no próprio lançamento. Nesse caso, o sistema abre a escolha da forma de pagamento (dinheiro, cheque, transferência, etc.) e já registra o título como quitado. Conforme o tipo de despesa, o sistema também pode imprimir um recibo automaticamente.

Quando os módulos correspondentes estão ativos, o valor da despesa pode ser rateado (dividido) entre centros de custo e entre patrimônios (bens da empresa, como veículos e imóveis). Isso permite saber quanto cada área ou cada bem custou. Se o tipo de despesa tiver um rateio pré-definido, a divisão já vem preenchida; basta conferir. Veja Centro de Custos.

Nem todo título é digitado manualmente. A tela de Contas a Pagar reúne contas de várias origens:

Apenas os títulos de lançamento manual e de nota de entrada podem ser editados ou excluídos pela tela de Contas a Pagar; os demais são mantidos pela rotina que os originou.

• Módulo de Contas a Pagar
• Pagar (dar baixa) em títulos
• Cadastros auxiliares
• Centro de Custos