Cadastros auxiliares

Antes de lançar contas a pagar, vale manter alguns cadastros de apoio organizados. Eles classificam as despesas e os documentos e aparecem como opções na hora do lançamento, deixando tudo mais rápido e padronizado.

Menu Contas a Pagar → Cadastros.

Esses cadastros seguem o padrão de ativo/inativo: em vez de apagar um registro que não é mais usado, ele pode ser marcado como inativo, deixando de aparecer nas opções do dia a dia sem perder o histórico. Um botão Mostra Inativos permite exibir também os registros inativos quando necessário.

Classificam o papel que originou a conta: nota fiscal, boleto, cheque, duplicata, etc. Servem para organizar e filtrar os títulos por tipo de documento. É possível definir um tipo de documento padrão na configuração do módulo, que já vem selecionado ao lançar uma nova conta.

Classificam a natureza do gasto: aluguel, energia, telefone, combustível, salários, etc. Cada tipo de despesa pode trazer facilidades para o lançamento:

• Fornecedor padrão — ao escolher o tipo de despesa, o fornecedor já é preenchido;
• Rateio pré-definido por centro de custo — a divisão do valor entre centros de custo já vem montada, bastando conferir (a soma dos percentuais deve fechar 100%);
• Impressão de recibo — indica que, ao lançar/pagar essa despesa, deve ser impresso um recibo.

Reúnem os tipos de despesa em categorias maiores (por exemplo: Pessoal, Operacional, Administrativo). Cada tipo de despesa pertence a um grupo. Os grupos facilitam a leitura dos relatórios, permitindo enxergar as despesas de forma consolidada por categoria.

Cadastro de veículos e equipamentos da empresa. Ele é usado quando se quer acompanhar os custos de um bem específico — por exemplo, ratear o abastecimento e a manutenção de um caminhão da frota. Esses bens entram no rateio por patrimônio ao lançar uma despesa. Veja Centro de Custos.

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